A boa gestão de compras é um dos requisitos mais importantes para a sobrevivência dos hotéis em tempos de crise. Pois se as receitas se encontram limitadas pela quebra na procura, há que encontrar formas de reduzir custos de forma o mais proporcional possível.

É certo que não queremos prejudicar o futuro da empresa, e por isso não podemos afetar de forma percetível a qualidade do serviço prestado.

Por isso, o trabalho de racionalização de custos tem de ser bem estruturado, de forma a apresentar resultados relevantes no corte das despesas, mas sem estragar a imagem do hotel.

Dentro dessa lógica, deixo aqui algumas pistas para focalizar o trabalho de redução de custos:

1. Substituir produtos: Devemos estudar – agora que até temos mais tempo disponível – o nosso cardex de produtos que mais consumimos, e tentar substituí-los por outros de qualidade equivalente ou não muito inferior. Por exemplo, substituir produtos frescos por congelados, evitando assim desperdícios, e reduzindo o tamanho das embalagens. Procure aconselhar-se diretamente com os fornecedores.
    
2. Reduzir número de artigos comprados: Devemos limitar o número de artigos – alimentares e não só – que habitualmente comprávamos para servir centenas de pessoas por dia, mas que agora geram enorme desperdício – e sobras que irão acabar no lixo. Isto implica reformular menus, com uma carta mais reduzida e pratos de confeção mais simples e menos exigente em número e custo dos ingredientes. A redução de artigos aplica-se tanto aos produtos alimentares como de higiene e limpeza e consumíveis diversos.
    
3. Outsourcing: O outsourcing permite que as empresas reduzam custos e se foquem no seu core business. Mas muito mais: Permite transformar custos fixos em variáveis. Pois se o volume de negócios diminuir, por qualquer motivo, deixamos de estar presos a custos laborais inflexíveis ficando apenas com contratos de prestação de serviços, mais fáceis de adaptar à nova situação.
   Permite também obter serviços mais especializados, por empresas que se dedicam a 100% à função que contratarmos.
   Na hotelaria, o outsourcing já é prática corrente em diversas áreas. Exemplos de sucesso não faltam: Contabilidade, restauração, limpeza, lavandaria, manutenção, revenue management…Também o departamento de compras é “terceirizável” através de uma central de compras que tenha dimensão, know-how e historial de eficiência, honestidade e confiança. 
    
4. Refazer stocks mínimos: O seu economato deve estar o mais vazio possível. Procure que as encomendas sejam entregues diretamente às secções, e que as quantidades sejam as mínimas imprescindíveis para fazer face às necessidades reais de cada dia e não criar desperdícios.
    
5. Seleção de fornecedores:  Está na hora de revisitar o seu portfolio de fornecedores habituais e comparar com outras alternativas disponíveis no mercado. O trabalho de sourcing de fornecedores é dos mais importantes para uma boa gestão de compras e é muitas vezes descurado, por falta de tempo ou de know-how de quem o deveria fazer, ou muitas vezes por inércia… Neste capítulo deve também considerar a adesão a uma central de compras, que dispõe desse tempo e desse know-how, para além de um poder negocial superior ao seu, e que pode ser colocado ao deu dispor. 
    
6. Atenção aos custos de energia: Num hotel quase vazio, há que fechar andares, se possível deixando abertos os que sejam mais próximos das zonas públicas. Os andares “fechados” devem ter o respetivo AVAC e energia desligada, e os mini-bares esvaziados.
   As janelas devem ser abertas em dias secos, para assegurar alguma ventilação e impedir humidades, e as torneiras devem ser abertas por breves períodos, para evitar a legionella e oxidação dos canos.

Estas ideias devem ser executadas de imediato, e sem receio de ferir suscetibilidades e hábitos duradouros. Os pressupostos com que contratava o seu abastecimento mudaram. 

Dos três vértices da pirâmide das compras: qualidade-preço-serviço, todos são importantes, mas nunca em proporções iguais. Nas crises, o preço sobe de importância e o serviço desce. Nesta crise, mais ainda…

Refazer ementas. Refazer processos. Refazer stocks mínimos. Manter os parceiros que forem competitivos e substituir todos os que não forem.

Temos de ser capazes de repensar as compras numa ótica de redução de custos “até ao tutano”, perdendo o mínimo de qualidade.

Mas assegurando que cada euro gasto é o euro imprescindível, sem o qual gastaríamos mais do que iríamos poupar.

Miguel Paredes Alves

Presidente, HotelShop